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LibreOffice – Word : Les bases pour une utilisation optimisée

Utilisateurs ponctuels ou avertis, nous avons tous utilisé plusieurs fois un traitement de texte Word, LibreOffice ou même OpenOffice. Aussi, nous avons tous parfois eu des difficultés quant à son utilisation. Dans cet article, nous allons voir ou revoir les différentes bases à connaître pour utiliser nos traitements de texte le plus simplement possible.

 

La base

Tout d’abord, sachez que nous n’utilisons pas “le quart du tiers” du logiciel que nous avons entre les mains. Celui-ci est rempli de fonctionnalités diverses et variées qui viennent s’ajouter à sa fonction principale et essentielle : celle d’écrire un texte.

LibreOffice1Le premier conseil de base à donner : écrire son document en “texte brut” ! Mais qu’est-ce cela signifie ? Très simplement, lorsque nous ouvrons un document Word, la page est prête à l’emploi avec une police et une taille de caractère définies, Colibri pour Word et Liberation Serif pour LibreOffice (cf. Les deux premières lignes ci-contre). L’objectif ici est de taper son texte sans se soucier de la mise en forme (gras, italique, couleurs, etc.), et ceci dans le but d’éviter les retours à la ligne avec cette mise en forme (cf. Image ci-contre, lignes bleues). Ainsi, vous l’avez sans doute vu sans même le remarquer, mais Word mémorise indéfiniment la mise en forme lors d’un ou des retours à la ligne (touche Entrée du clavier).

Par conséquent, s’occuper de la mise en forme en dernier a plusieurs avantages :

  • Ecrire son document plus vite
  • Eviter de choisir une mise en forme, puis la supprimer à chaque ligne… Cela peut durer une journée entière selon le document à fournir.
  • Avoir un document “propre”, qui ne se modifie pas lors d’une réouverture ou une impression… Oui, oui, ça peut arriver !

Mais ne vous inquiétez pas si vous insérez une petite mise en forme de temps en temps, ce n’est pas non plus interdit !

 

Les caractères non imprimables

Depuis que je travaille à mon compte avec Flo Informatique, j’ai eu tous les cas de figure possibles et inimaginables sur cette fonction. C’est soit l’utilisateur n’utilise pas, soit il n’aime vraiment pas, mais pas du tout, soit c’est une fonction essentielle et très aimée…

Un caractère non imprimable est un caractère qui peut apparaitre à l’écran mais qui n’est pas imprimé. Ce type de caractère donne des informations sur la mise en forme du texte. Pour faire apparaître à l’écran les caractères non imprimables, il faut cliquer sur cette icône : ¶

L’objectif ici étant de corriger un traitement de texte déjà écrit et qui serait “mal construit”, par exemple :

  1. Trop d’espaces ・・・・・・・・
  2. Trop de tabulations → → →
  3. Visionnage des sauts de lignes ↵

 

L’enregistrement du document

Que ce soit Word ou LibreOffice, l’enregistrement de son document est un passage obligatoire afin de conserver ses données. Pour être enregistré, le fichier doit être nommé et le logiciel lui rajoute une extension, la plus connue étant “.doc” ! Voici donc mes conseils pour enregistrer votre document.

LibreOffice : capture d'écran "Enregistrer" sous Mac

Pour LibreOffice (ou OpenOffice) : le logiciel vous proposera, sauf paramétrage différent, une extension maison, l’extension “.odt”. Attention : celle-ci n’est pas compatible avec le logiciel Word. Ainsi, si vous envoyez votre document à un ami, proche ou collègue de bureau qui ne dispose pas de LibreOffice, il ne pourra pas l’ouvrir… Cette extension sera à utiliser que si vous êtes sûr à 100 % que votre document restera sur votre ordinateur. Nous verrons également une solution alternative à ce problème plus bas. Dans l’immédiat, le mieux est de choisir dans “Type de fichier”, Microsoft Word 97-2003 (.doc), puisqu’il sera compatible avec tous les logiciels de traitement de texte.
Pour Word : les versions récentes vous proposeront l’extension “.docx”. Si elle est très bien gérée par Word, c’est parfois moins le cas si on l’ouvre avec LibreOffice (problème de compatibilité, erreurs de positionnement de certains textes ou images). Attention donc à ceux qui n’ont que LibreOffice ! Les versions anciennes, quant à elles, proposent d’office l’extension “.doc”.

Vous l’aurez certainement compris, pour moi, l’extension “.doc”, puisque bien gérée par les deux logiciels et plus ancienne également, est peut-être la plus optimisée pour l’enregistrement.

 

Exporter au format PDF

Disponible aussi bien dans LibreOffice que dans Word, cette solution alternative réduit à néant les problèmes de compatibilité, si tant est que l’on dispose d’un lecteur PDF installé sur l’ordinateur (Adobe Reader, Foxit Reader, etc.).

 

Exporter au format PDF

 

Il faut cependant vous assurer que votre document est bien terminé, non pas parce que vous ne pouvez plus le modifier, mais pour vous éviter de répéter la manipulation de multiples fois s’il y a encore des corrections à effectuer sur votre document.

Vous pouvez ainsi envoyer votre document par mail sans vous demander si votre destinataire va pouvoir l’ouvrir ou non, plutôt pas mal non ?

Avec ces astuces, vous serez à même d’utiliser de façon basique votre logiciel de traitement de texte. Si vous avez d’autres astuces d’utilisation que vous utilisez au quotidien, je vous invite à en discuter en commentaire.

 

Florian
Flo Informatique

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